г. Краснодар, ул. Старокубанская, д. 114, 6 этаж, офис 612
Ваш регион:

+7 861 2010144 +7 861 2031646
Меню
m23@otchet-online.ru

+7 861 2010144 +7 861 2031646
Заказать звонок
Поиск по сайту

Переход на электронные трудовые книжки уже начался

Переход на электронные трудовые книжки уже начался

В конце прошлого года президент РФ подписал пакет законопроектов, связанных с переходом на электронный формат сбора и хранения информации о трудовой деятельности граждан. Суть нововведений заключается в том, что все сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодателям предстоит настроить электронное взаимодействие с Пенсионным фондом и ежемесячно направлять отчет об изменениях по кадровому учету.  

Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" определил электронный формат трудовых книжек как основной.

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (№ 27-ФЗ от 01.04.1996г) определил обязанность работодателя отчитываться о трудовой деятельности сотрудников и всех кадровых изменениях по утвержденной форме.

Соответственно, на подходе ФЗ о внесении изменений в Кодекс об административных правонарушениях, предусматривающий санкции за нарушение сроков подачи сведений и предоставление неполных или недостоверных сведений.

Переходный период начался с 1 января 2020 года и продлится до 2021 года. Для впервые принимаемых на работу сотрудников в течение 2020 года по их выбору может быть оформлена электронная трудовая книжка нового формата, или старого формата, то есть на бумаге. С 1 января 2021 года работодатель должен принимать на работу впервые начавших трудовую деятельность сотрудников согласно новым правилам. Трудовую книжку на бумаге они уже не получат. Сотрудникам, на которых уже оформлены трудовые книжки на бумаге предоставлено право выбора переходить на электронный формат, или нет. Если сотрудник напишет заявление о переходе на электронный формат, бумажную трудовую книжку с соответствующей записью он получит на руки. Если сотрудник просит работодателя продолжить вести трудовую книжку на бумаге, то оба формата трудовой книжки будут существовать параллельно.

По сути сведения о трудовой деятельности работников, содержавшиеся в бумажной версии трудовой книжки, обретают форму еще одного отчета в ПФР, а все данные о трудовой деятельности в зашифрованном виде будут храниться на серверах ПФР. Отчет по форме СЗВ-ТД в электронном виде должен отправляться в ПФР в 2020 году не позднее 15 числа, следующего за отчетным в случае, если у работодателя происходили кадровые изменения. Отчет СЗВ-ТД сдается, только если у работодателя произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:

1 – прием;

2 – перевод;

3 – переименование;

4 – установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности, квалификации;

5 – увольнение;

6 – запрет занимать должность (вид деятельности).

 

Если в организации не регистрировали заявления о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно. С 2021 года прием и увольнение сотрудников необходимо отображать в течении рабочего дня, следующего за датой приема или увольнения. К первому отправленному отчету, помимо отображения текущего события по сотруднику, следует добавить последнее предшествующее событие прошлых лет. В ПФР уже есть сведения, содержащиеся в бумажных трудовых книжках и теперь при переходе на электронный формат ПФР сверяет хронологию. Введение формы СЗВ-ТД просто автоматизирует дальнейший сбор сведений о трудовой деятельности работников. Доступ к данным о трудовой деятельности, помимо работника организации и ПФР, будут иметь суды и госорганы. К числу характерных особенностей данной формы можно отнести отсутствие необходимости отправки нулевых отчетов, если нет кадровых изменений, и отсутствие возможности отправки корректирующих отчетов.    

В день прекращения трудовой деятельности работодатель выдаст сотруднику форму СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». Ее необходимо сохранить в электронном виде, и при необходимости, можно распечатать. На новом месте работы отдел кадров будет рад именно электронной форме, поскольку он упростит дальнейшее оформление документов. Данная форма является выпиской из трудовой и может быть запрошена сотрудником у работодателя в любой момент времени, а не только при увольнении. Работодатель должен предоставить ее в трехдневный срок. Однако, данная форма будет содержать сведения о трудовой деятельности только у последнего работодателя. В некоторых случаях для нового работодателя этих сведений может быть достаточно. Более подробную выписку с учетом предыдущих мест работы сотрудник может получить несколькими способами:

-через личный кабинет на портале Госуслуги;

-через клиентскую службу и личный кабинет ПФР;

-в многофункциональном центе.

Работодателю в 2020 году предстоит ряд организационных мероприятий:

Необходимо проинформировать сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве и привести в соответствие внутренние руководящие документы, например, коллективные договора.

До конца июня 2020 года работодатель должен предоставить форму заявления и разъяснить положения о выборе формата трудовой книжки всем сотрудникам. По мере получения подписанных заявлений, наряду с приемами, переводами и увольнениями, отразить их в СЗВ-ТД и направить в ПФР. Последний срок сдачи - 15 февраля 2021 года. Всем, кто выбрал электронный формат, нужно внести в бумажные трудовые книжки запись о поданном заявлении, и вернуть бумажные книжки на руки.

Если Работодатель уже сдает отчетность в электронном виде, необходимо уточнить у оператора порядок действий перед отправкой СЗВ-ТД в ПФР. Для наших клиентов, сдающих отчетность через СБИС отправка СЗВ-ТД доступна после заключения с ПФР соглашения о переходе на электронный документооборот. Заявление можно распечатать и передать в ОПФР лично или подготовить и направить через СБИС. Сделать это необходимо вне зависимости от наличия ранее заключенного соглашения. ПФР должен рассмотреть заявление в течении 2-х рабочих дней направить «Уведомление о рассмотрении» с пометкой о приеме или об отказе. С момента получения положительного ответа от ПФР форму СЗВ-ТД могут направить все клиенты, у которых есть коммерческая лицензия на отправку отчетности в СБИС, кроме Уполномоченных налоговых представителей (УНП). УНП сможет отправлять данную форму только в случае получения ПФР дополнительного уведомления от обслуживаемой организации. Соответственно, для обслуживаемых организаций потребуется электронная подпись.

   

 Наши специалисты рады ответить на интересующие Вас вопросы.